Η Διεύθυνση Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας της Περιφερειακής Ενότητας Ημαθίας ως αρμόδια υπηρεσία για την εποπτεία και τον έλεγχο επί των αθλητικών σωματείων, ανακοινώνει ότι για την εύρυθμη λειτουργία τους και προκειμένου να ενημερώνονται οι φάκελοί τους, θα πρέπει να τηρούνται οι παρακάτω διαδικασίες.
Αρχικά γίνεται η εγγραφή του αθλητικού σωματείου στο αντίστοιχο Μητρώο της Περιφερειακής Ενότητας Ημαθίας
1. ΤΑ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΝΕΟΪΔΡΥΘΕΝΤΑ ΣΩΜΑΤΕΙΑ ΚΑΘΩΣ ΚΑΙ ΓΙΑ ΕΓΓΕΓΡΑΜΜΕΝΑ ΣΩΜΑΤΕΙΑ ΠΟΥ ΔΕΝ ΤΑ ΕΧΟΥΝ ΠΡΟΣΚΟΜΙΣΕΙ ΕΜΠΡΟΘΕΣΜΑ
- Επικυρωμένο αντίγραφο του ισχύοντος καταστατικού του σωματείου, εγκεκριμένο από το Μονομελές Πρωτοδικείο
- Αντίγραφο Απόφασης Πρωτοδικείου με την οποία αναγνωρίστηκε το σωματείο.
- Αντίγραφο πρακτικού αρχαιρεσιών Γ.Σ. (επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Γραμματέα του Γ.Σ.)
- Αντίγραφο πρακτικού συγκρότησης σε σώμα Διοικητικού Συμβουλίου (Δ.Σ.) επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Γραμματέα του Δ.Σ. (δίπλα σε κάθε μέλος του Δ.Σ. να αναγράφεται η διεύθυνση και το τηλέφωνο του).
- Υπεύθυνη δήλωση (ν.1599/86) του προέδρου του σωματείου στην οποία θα δηλώνεται η αριθμητική δύναμη των μελών του σωματείου.
- Αντίγραφο οικονομικού απολογισμού του προηγούμενου έτους (Σημείωση 1)
- Αντίγραφο ισολογισμού του προηγούμενου έτους (Σημείωση 1)
- Αντίγραφο προϋπολογισμού του τρέχοντος έτους
- Έκθεση τριμελούς εξελεγκτικής επιτροπής με την οποία διαπιστώνεται η ορθή ή μη οικονομική διαχείριση για την απαλλαγή ή τον καταλογισμό ευθυνών στο Δ.Σ. του σωματείου.
- Πιστοποιητικό εγγραφής στο βιβλίο σωματείων του Μονομελούς Πρωτοδικείου
- Πιστοποιητικό μεταβολών του σωματείου από το Μονομελές Πρωτοδικείο
- Απόφαση Γ. Γ. Αθλητισμού για την ειδική αθλητική αναγνώριση (αρ. 8 Ν. 2725/99), στην οποία να αναγράφεται ο κωδικός του σωματείου στη Γ.Γ.Α.
- Άδεια άσκησης επαγγέλματος προπονητή που χορηγείται από την Γ.Γ.Α. και πτυχίο Τ.Ε.Φ.Α.Α. με ειδικότητα στο συγκεκριμένο άθλημα ή ισότιμης σχολής της αλλοδαπής ή δίπλωμα αναγνωρισμένων σχολών προπονητών του εξωτερικού για την πρόσληψη προπονητή ο οποίος είναι καταχωρημένος στο ηλεκτρονικό μητρώο προπονητών της Γ.Γ.Α. με σύμβαση η οποία θα έχει κατατεθεί και θεωρηθεί από την αρμόδια Δ.Ο.Υ.
(Απλά φωτοαντίγραφα χωρίς σφραγίδα συλλόγου– υπογραφές & ονόματα ΔΕΝ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΔΕΚΤΑ )
Σημείωση:
1. Δεν απαιτείται η κατάθεση οικονομικού απολογισμού και ισολογισμού εφόσον συμπίπτει ο χρόνος ίδρυσης του σωματείου και η υποβολή αίτησης για εγγραφή του σωματείου στο Μητρώο της Υπηρεσίας. Υποχρεούνται βεβαίως από το επόμενο έτος, τα αθλητικά σωματεία να συντάσσουν και να υποβάλλουν ετησίως από 01-01 έως 31-03 κάθε έτους τον οικονομικό απολογισμό, ισολογισμό του προηγούμενου έτους και τον προϋπολογισμό του τρέχοντος, όπως αναφέρεται παραπάνω.
2. Σε περίπτωση που το Σωματείο δεν έχει πάρει ακόμη Ειδική Αθλητική Αναγνώριση θα πρέπει να προσκομίσει βεβαίωση της οικείας Ένωσης ή Ομοσπονδίας ότι ανήκει στην δύναμη της και έχει ενεργό αθλητική δράση.
3. Ιδιαίτερα εφιστούμε την προσοχή στην πιστή τήρηση των όρων και των διατάξεων του καταστατικού του Σωματείου κυρίως σε ότι αφορά την εκλογή των μελών του Δ. Σ. και της εξελεγκτικής επιτροπής, την συγκρότηση του Δ. Σ. σε σώμα, την αντικατάσταση μελών του Δ. Σ. πριν από την λήξη της θητείας του και τον τρόπο τήρησης των αντιστοίχων πρακτικών από τα οποία θα πρέπει να προκύπτει σαφώς ότι όλες οι παραπάνω διαδικασίες έγιναν σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο καταστατικό.
2. ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ ΕΤΗΣΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ ΣΩΜΑΤΕΙΩΝ
ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ ΤΟΥΣ
ΠΡΟΣΟΧΗ!! Κάθε αθλητικό σωματείο θα πρέπει να υποβάλλει στην Υπηρεσία μας σε ετήσια βάση τα παρακάτω δικαιολογητικά ( άρθρο 51 του Ν. 2725/1999 ):
Α. Δικαιολογητικά για το νέο Διοικητικό Συμβούλιο:
- Απόσπασμα Πρακτικού Γενικής Συνέλευσης των τελευταίων αρχαιρεσιών με τα ονόματα των τακτικών μελών Δ.Σ. (και τα τηλέφωνά τους), των αναπληρωματικών αυτών, των τακτικών μελών της Εξελεγκτικής Επιτροπής και των αναπληρωματικών αυτής
- Απόσπασμα Πρακτικού συγκρότησης σε Σώμα του Διοικητικού Συμβουλίου
- Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 (χορηγείται από την υπηρεσία)
Β. Δικαιολογητικά για την κατάθεση Οικονομικού Απολογισμού:
- Έντυπο Οικονομικού Απολογισμού (χορηγείται από την Υπηρεσία).
- Ισολογισμό προηγούμενου έτους (το έντυπο χορηγείται από την υπηρεσία).
- Αντίγραφο προϋπολογισμού τρέχοντος έτους (εντός του πρώτου τριμήνου κάθε έτους).
- Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986(χορηγείται από την υπηρεσία)
- Έκθεση εξελεγκτικής επιτροπής.
Γ. Σε περίπτωση τροποποίησης του καταστατικού:
- Επικυρωμένο αντίγραφο του ισχύοντος καταστατικού του σωματείου(τροποποιημένο σύμφωνα με τον νέο αθλητικό νόμο με πρόσφατη θεώρηση από το πρωτοδικείο) εγκεκριμένο από το Μονομελές Πρωτοδικείο.
- Πιστοποιητικό τροποποιήσεων (μεταβολών) του Μονομελούς Πρωτοδικείου.
- Απόφαση Γενικής Συνέλευσης του σωματείου, με την οποία εγκρίνεται η τροποποίηση του Καταστατικού.
- Κατάθεση των παλαιών σφραγίδων του Σωματείου, ακύρωση των παλαιών βιβλίων και θεώρηση νέων (στην περίπτωση αλλαγής της επωνυμίας του σωματείου).
Το οικονομικό έτος σύμφωνα με το Νόμο αρχίζει την 1η Ιανουαρίου και τελειώνει την 31η Δεκεμβρίου. Το γεγονός ότι κάποια σωματεία για δική τους εσωτερική χρήση έχουν άλλη διάρκεια οικονομικού έτους ( π.χ από 30-6-2008 έως 30-6-2009 ) αυτό δεν αφορά την υπηρεσία μας.
Με την έναρξη κάθε νέας χρονιάς από τις πρώτες υποχρεώσεις του Σωματείου είναι η σύνταξη και η κατάθεση στην Υπηρεσία μας μέχρι την 31η Μαρτίου του οικονομικού απολογισμού, ισολογισμού, προϋπολογισμού και της έκθεσης της εξελεγκτικής επιτροπής.
3.ΘΕΩΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ
Η θεώρηση θα γίνεται ΜΟΝΟ ΜΕ ΑΙΤΗΣΗ & μόνο εφ’ όσον το Σωματείο θα έχει προσκομίσει στην Υπηρεσία μας τα παραπάνω δικαιολογητικά για την επικαιροποίηση του φακέλου του.
Κάθε Αθλητικό Σωματείο τηρεί υποχρεωτικά (άρθρο 6 του Ν. 2725/1999) τα παρακάτω βιβλία, τα οποία θα πρέπει πριν από την χρήση τους να θεωρούνται από την Υπηρεσία μας.
- Μητρώου Μελών
- Πρακτικών Συνεδριάσεων Γενικών Συνελεύσεων
- Πρακτικών Συνεδριάσεων Διοικητικού Συμβουλίου
- Εσόδων – Εξόδων (Ταμείου).
- Περιουσιακών Στοιχείων.
- Πρωτοκόλλου εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων.
Τα Αθλητικά Σωματεία Σκοποβολής θεωρούν και άλλα βιβλία τα οποία είναι:
- Μητρώο Αθλουμένων Μελών (σκοπευτών) του Σωματείου.
- Βιβλίο κατεχομένων όπλων.
- Βιβλίο διακίνησης φυσιγγίων.
- Αρχείο Διεξαγωγής Αγώνων.
Η ΘΕΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΕΙΤΑΙ ΜΟΝΟ ΜΕ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΛΗΛΗ ΠΡΟΣΚΟΜΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΩΝ ΘΕΩΡΗΜΕΝΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ.
4. ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΑ ΣΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΝΟΥΜΕ
Τα Σωματεία είναι υποχρεωμένα να ενημερώνουν την Υπηρεσία μας για οποιαδήποτε μεταβολή των στοιχείων του (τροποποίηση καταστατικού, αλλαγή Δ/νσης κ.λπ.).
- Σε περίπτωση συγχώνευσης αθλητικού σωματείου με άλλο ο Πρόεδρος, ο Γραμματέας και ο Ταμίας του κάθε συγχωνευμένου Σωματείου, μέσα σε προθεσμία τριών μηνών από τη συγχώνευση, οφείλουν να καταθέσουν, α) απόφαση της Γενικής Συνέλευσης του Σωματείου με την οποία εγκρίνεται η τροποποίηση του Καταστατικού, β) ακριβές αντίγραφο του νέου τροποποιημένου Καταστατικού, εγκεκριμένο από το Μονομελές Πρωτοδικείο, γ) απόσπασμα Πρακτικού Γενικής Συνέλευσης των τελευταίων αρχαιρεσιών με τα ονόματα των τακτικών μελών του Δ.Σ. (και τα τηλέφωνά τους), των αναπληρωματικών αυτών, των τακτικών μελών της Εξελεγκτικής Επιτροπής και των αναπληρωματικών αυτής, δ) απόσπασμα Πρακτικού συγκρότησης σε Σώμα του Διοικητικού Συμβουλίου, ε) την σφραγίδα μαζί με τα βιβλία για ακύρωση των παλαιών και θεώρηση των νέων βιβλίων και στ) το πιστοποιητικό τροποποιήσεων (μεταβολών) του Μονομελούς Πρωτοδικείου.
- Σε περίπτωση διάλυσης αθλητικού Σωματείου αυτό οφείλει να ενημερώσει την Υπηρεσία και να υποβάλλει, α) Απόφαση της Γενικής Συνέλευσης του Σωματείου, με την οποία εγκρίνεται η διάλυση του σωματείου, β) Κατάθεση σφραγίδων καθώς και βιβλίων για την ακύρωση τους και γ) το πιστοποιητικό διαγραφής του Σωματείου από τα οικεία βιβλία του Πρωτοδικείου.
- Σε περίπτωση τροποποίησης του καταστατικού του, το σωματείο οφείλει να υποβάλλει, α) Ακριβές αντίγραφο του νέου τροποποιημένου Καταστατικού, εγκεκριμένο από το Μονομελές Πρωτοδικείο, β) Πιστοποιητικό τροποποιήσεων (μεταβολών) του Μονομελούς Πρωτοδικείου, γ) Απόφαση Γενικής Συνέλευσης του Σωματείου, με την οποία εγκρίνεται η τροποποίηση του Καταστατικού, δ) Κατάθεση των παλαιών σφραγίδων του Σωματείου, ακύρωση των παλαιών βιβλίων και θεώρηση των νέων (στην περίπτωση αλλαγής της επωνυμίας του Σωματείου).
- Σε περίπτωση κρατικής επιχορήγησης, το σωματείο υποχρεούται να συντάσσει και να υποβάλλει ειδικό απολογισμό της διαχείρισης, για έλεγχο από την Υπηρεσία μας που οφείλει να τον διενεργήσει μέσα σε προθεσμία δυο (2) μηνών. (άρθρο 51 του Ν. 2725/1999)
Ανάλογες υποχρεώσεις για θεώρηση βιβλίων και υποβολή δικαιολογητικών στην Υπηρεσία μας έχουν και οι Ενώσεις Αθλητικών Σωματείων (εκτός οικονομικού απολογισμού, ισολογισμού και προϋπολογισμού, άρθρο 15 του Ν.2725/1999) καθώς και οι Ομοσπονδίες εφόσον εδρεύουν στον Νομό Θεσσαλονίκης (εκτός οικονομικού απολογισμού, ισολογισμού, προϋπολογισμού και του βιβλίου Εσόδων – Εξόδων, το οποίο αντικαθίσταται με βιβλία Γ’ κατηγορίας, άρθρο 25 του Ν.2725/1999).
5. ΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΩΡΕΕΣ
ΠΡΟΣ ΤΟΝ ΣΥΛΛΟΓΟ
Σε περίπτωση που κάποιο Σωματείο θέλει να θεωρήσει τα αντίστοιχα δικαιολογητικά προκειμένου να εισπράξει επιχορήγηση από οποιονδήποτε κρατικό φορέα, Δήμο ή Κοινότητα, καθώς επίσης και δωρεές από ιδιώτες, θα πρέπει να προσκομίσει στην Υπηρεσία μας :
α) Αίτησή η οποία θα φέρει την σφραγίδα του Σωματείου και θα είναι υπογεγραμμένη (υπογραφή & όνομα) από τον Πρόεδρο
β) αντίγραφο πρακτικού αποδοχής της επιχορήγησης ή της δωρεάς επικυρωμένο από τον Γραμματέα του Δ.Σ., με σφραγίδα συλλόγου –υπογραφές & ονόματα
γ) αντίγραφο της σελίδας του βιβλίου Εσόδων-Εξόδων στο οποίο θα έχει καταχωρηθεί η δωρεά του ιδιώτη επικυρωμένο από τον Πρόεδρο & τον Ταμία του Δ.Σ με σφραγίδα συλλόγου –υπογραφές & ονόματα. Σε περίπτωση που επιχορήγηση από ΟΤΑ ή άλλο Φορέα εισπράττεται σε μεταγενέστερο χρόνο, η εγγραφή του εσόδου στο βιβλίο ταμείου γίνεται με την είσπραξη και τότε προσκομίζετε (με νέα αίτηση) την αντίστοιχη σελίδα για θεώρηση
δ) την απόφαση του Φορέα που δίνει την επιχορήγηση
ε) για δωρεές ιδιωτών , παραστατικό της Τράπεζας στο οποίο θα φαίνεται η κατάθεση του συγκεκριμένου ποσού από τον δωρητή σε λογαριασμό του Σωματείου
Τα επικυρωμένα φωτοαντίγραφα του Πρακτικού Αποδοχής της δωρεάς και της σελίδας του βιβλίου Εσόδων-Εξόδων στην οποία καταχωρήθηκε η δωρεά, θεωρούνται από την Υπηρεσία μας προκειμένου να τα υποβάλλει ο δωρητής μαζί με την φορολογική του δήλωση στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. Ως χρόνος πραγματοποίησης της δωρεάς θεωρείται ο χρόνος κατάθεσης αυτής στην τράπεζα.
Τα δικαιολογητικά για δωρεές από ιδιώτες θεωρούνται μέχρι την 20η Δεκεμβρίου .
